L'agenda du CEO : analyse et conseils pour optimiser son temps

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Retour sur le Break Scale Up qui avait lieu au Portugal en Octobre 2021 pour aborder lors d’un premier workshop, le thème de l’agenda du CEO et identifier un maximum de bonnes pratiques pour mieux gérer son temps. L’objectif était de benchmarker les organisations de chacun pour identifier et potentiellement réajuster les tâches les plus chronophages. A noter que toutes les données concernent des entreprises de plus de 150 salariés. Bonne lecture !

1. Allocation du temps du CEO

Le constat est unanime dès le début de la session : le CEO passe énormément de temps en meetings : en externe entre les affaires publiques, l’influence (constituer un réseau pour aider en cas de problèmes), le lead generation et la communication / RP, et en interne (direct report pouvant aller jusqu’à une dizaine, animation du COMEX, onboarding des nouveaux arrivants, all hands weekly etc). 

Pour se rendre compte de façon tangible du temps consacré à l’interne et l’externe, chaque participant s’est prêté à l’exercice de l’analyse de son agenda. Les rdv internes représentent en moyenne 50% du temps hebdomadaire du CEO et l’externe entre 10 et 30%.  Ce deuxième poste est néanmoins très corrélé au type de business mais également à la répartition des rôles entre co-fondateurs : en effet, certaines personnes présentes délèguent entièrement cette partie à leur associé dont les profils correspondent mieux à cette fonction. 

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Cette analyse bien que variable selon les profils, soulève un point essentiel : comment se dégager plus de temps pour réfléchir, se nourrir sur son secteur bref, avoir plus de temps individuel ? Bon, spoiler alerte, on a identifié pas mal de bonnes pratiques ! Et en guise de teasing, on vous recommande de lire l’article de l’Insead portant sur The Three Altitudes of Leadership.

2. Se dégager du temps pour réfléchir

1. Les bonnes pratiques au global

• Prendre des vacances hybrides, cadre dépaysant et ressourçant mais bosser 2/3h par jour. 

• Prendre une semaine de vacances mentales par an : sans enfant, sans famille, idéal pour réfléchir et se poser. 

• Se réserver des matins sans meeting pour prendre le temps de lire, se concentrer sur un sujet spécifique, se documenter sur son marché etc.

• Prendre une semaine entière de “vacances au travail” : être présent au bureau, travailler mais ne prendre aucun rdv de la semaine pour avancer sur ses sujets.

• Astuce spéciale Galions : rester quelques jours post-break, tout seul, pour avoir du temps pour soi.

• Faire un sport chiant qui permet de réfléchir : course ou natation. L’avantage de la course étant de pouvoir se faire des mémos vocaux en cas d’idée impromptue, ce qui s’avère plus délicat en piscine.

2. Avoir un Chief of StafF : un rôle essentiel et structurant pour gagner du temps

Fait l’agenda du COMEX + all hands

• Est la voix du CEO si ce dernier n’est pas dispo, véritable prolongement du CEO

Fait les follow up des projets importants et chronophages 

• Chez Scality, est membre du COMEX et parle aux membres du Comex 1 fois par mois 

•  Attention, ce n’est pas une COO : le COS ne donne pas son opinion, mais relaie les opinions du CEO

• Connaît la boîte par cœur, très bon relationnel avec les équipes

Gère l’agenda du CEO mais plus dans une optique d’allouer son temps de façon efficace : sélectionner ses prises de parole par rapport aux sollicitations des journalistes, choisir ses interventions en externe en fonction de la pertinence des opportunités etc.

• Type de profil complexe, rare avec un bon niveau de séniorité : “Ses ambitions sont reliées aux ambitions de quelqu’un d’autre”.

• Le COS n’est pas un Personal Assistant donc ne s’occupe pas de réserver les billets d’avion, voyages and co

• Bonus si le COS a des compétences en coaching, il/elle peut même coacher des membres du COMEX et là c’est jackpot !

3. Gestion de l’agenda et des emails

• Avoir un Personal Assistant est également globalement plébiscité pour tout ce qui est réservation de billets d’avion, voyages, prises de rdv pour éviter les boucles de mails infinies pour caler une date. 

Le PA et le COS ont accès à la boîte mail pour la “dépolluer” (bonne pratique d’utiliser des labels dans Gmail pour indiquer to do / urgent / déjà traité etc) répondre aux mails à la place du CEO quand c’est pertinent. Ces profils servent également à faire des relances au CEO quand il oublie de répondre à un mail. 

La délégation de l’agenda fait débat. Certains délèguent cette tâche à 100% et d’autres préfèrent garder la main : “Je suis le mieux placé pour savoir qui je veux voir où non”.

• Tips sur les PA : pousser les top exec à en avoir également et à prendre des Double au début pour tester.  

Gestion des mails en perso par le CEO

> email qui demande plus de 15 min de temps de réponse : faire un drag and drop dans son agenda pour consacrer du temps de réponse 

> email qui demande moins de 5 minutes : répondre directement

> se bloquer des plages dédiées aux mails dans l’agenda quotidiennement

> “Il faut accepter d’être relancé” : si le CEO ne répond pas à un mail dans les temps, partir du principe que l’interlocuteur relancera rapidement si c’est vraiment urgent. 

3. Structurer son temps en interne

Globalement, le COVID a rebattu les cartes et on consacre plus de temps aux small talks et au développement du lien avec les équipes. Quelques exemples :

• Même si les RH organisent, le CEO est présent pour l’onboarding des nouveaux avec un Welcome Breakfast ou Dej (prend 2 à 3h par semaine)

• All hands weekly

 • 1 dej VP / toutes les 2 semaines

• 1 dej COMEX / toutes les 2 semaines 

 • 1 dej avec une équipe / semaine  

 • Certains évaluent le temps passé en meetings internes à 20h par semaine (le groupe a entre 5 et 11 direct reports). Optimiser l’organisation des meetings est donc nécessaire. 

> Culture de l’écrit : problèmes business 

> Meetings : génération d’idées, la seule chose qui n’est pas possible à faire en asynchrone et les problèmes d’alignement.

• Tips de Philippe qui recommande également de traiter les problèmes d’alignement à l’écrit à travers un doc partagé. A fait l’expérience pour une situation compliquée en désignant un lead pour driver le document. Ça a été beaucoup plus efficace, le doc évolue pendant 3 mois, chacun ajoute des commentaires et pose ses idées à l’écrit. A permis d’éviter bon nombre de réunions pour pas mal de parties prenantes. 

ALLER PLUS LOIN

• D’autres astuces et outils sont à retrouver dans le Débrief #43 : Optimiser la performance du CEO.

• Voir aussi Les 54 conseils d’optimisation du temps d’un dirigeant de Visconti.

Par :
  • Margot COURTY

    The Galion Project