Équipe et organisation

Débrief #50 : Onboarding ET Offboarding

Publié le

“L’onboarding est le crash-test de la marque employeur”. En effet, l’onboarding correspond au moment crucial où l’entreprise doit délivrer sa proposition de valeur suite aux promesses faites au candidat au cours du processus de recrutement. Au risque d’enfoncer des portes ouvertes, il est nécessaire de rappeler les enjeux liés à l’onboarding : si la marque employeur et la réputation de l’entreprise apparaissent au premier plan, les questions de performance financière et de gestion des ressources sont tout autant concernées par le sujet. A titre d’exemple, une étude réalisée par l’éditeur américain SilkRoad auprès de 120 entreprises, estime que 20% des nouveaux arrivants envisagent de quitter l’entreprise dès leur premier jour à cause d’un accueil déceptif. Néanmoins, soigner la première journée d’un nouveau collaborateur est certes essentiel, mais l’onboarding se joue surtout au cours des semaines et des mois qui suivent. Les Galions présents pour le déjeuner sur ce sujet ont identifié les différentes étapes clés pour soigner au maximum le parcours d’onboarding :de l’annonce de l’embauche au candidat jusqu’au suivi 4 mois après son arrivée. Nous avons également profité de cette rencontre pour aborder un autre sujet pour lequel les entreprises sont souvent moins préparées : celui de l’offboarding. 

Les bonnes pratiques dE L’onboarding

Soigner l’arrivée en amont

Cela semble évident pourtant les Galions déclarent quasiment tous pouvoir s’améliorer sur cette partie. A cet égard, MargoBank a publié sa check-list d’onboarding (très complète) notamment pour la phase de préparation : aspect légal, équipement, annonce aux équipes, création de tous les accès, sécurité, tout est listé. On vous recommande d’y jeter un oeil. Par ailleurs, grâce à Comet, vous pouvez également retrouver de nombreux guides d’onboarding et d’employee handbooks sur Notion

Parmi les bonnes pratiques énoncées, il a été recommandé de donner accès à la messagerie avant le jour J de l’arrivée ainsi qu’à certains documents sur Trello/Notion pour que le nouveau collaborateur puisse commencer à s’acculturer. Chez TravauxLib, une demi-journée de découverte est également organisée avant le début officiel. 

D-Day !

Le parcours d’onboarding évolue en fonction du stade de maturité de l’entreprise. Il est recommandé de faire les arrivées par batch ou sous forme de promos le lundi, une fois par mois.

L’accueil. Certaines entreprises font un petit déjeuner avec toute l’équipe. Les nouveaux prennent quelques secondes pour se présenter (mais cela peut être source de souffrance pour les profils introvertis) ou alors le RH/Office Manager/Manager/CEO dit un mot à leur place. Pour les équipes décentralisées en France, les RH s’occupent de faire venir tous les nouveaux à Paris pour 3 ou 4 jours d’initiation. Le moment d’arrivée peut également se faire pendant les “stand ups” où les co-fondateurs s’adressent à toute l’entreprise en début de semaine.

Chez Phenix et Ouilhelp par exemple, les nouveaux arrivants viennent à Paris et passent du temps avec le CEO qui leur partage l’historique de l’entreprise, la vision et les valeurs. Pendant les quelques jours de formation à Paris, ils vont également rencontrer tous les représentants de chaque pôle. Le tip efficace : 2 nouveaux partagent une chambre d’hôtel pour faire connaissance plus rapidement. 

D’un point de vue plus global, il est essentiel que le CEO prenne du temps pour échanger avec les nouveaux surtout quand la rencontre n’a pas eu lieu pendant le process de recrutement.

En complément, la présentation des nouveaux se fait également sur les réseaux internes de communication : en postant le CV sur Slack ou en faisant une petite présentation. Chez Alchimie, une vidéo est tournée sous forme de questionnaire de Proust pour que chaque nouveau puisse se présenter de façon originale à l’ensemble de l’entreprise à travers les différents pays où Alchimie est implantée (il faut faire des sous-titres, tout le monde ne parle pas anglais). 

Le Welcome Pack. Ordinateur, téléphone, carte tickets resto, accès et mots de passe, goodies (reconnu comme étant un peu gadget mais efficace pour créer un sentiment d’appartenance), organigramme, trombinoscope (en ligne avec Poplee, cela permet d’avoir les photos, les intitulés de postes et les contacts mails et téléphone de toute l’entreprise). Si vous ne l’avez pas lu, le Débrief #13 : Comment optimiser son onboarding présente des cas détaillés de Welcome Pack.

• Les plus. Avoir des rites pour célébrer les arrivées : faire venir un photographe pour prendre une photo corporate de chaque collaborateur (budget de 50/100€ par mois) : utile pour l’interne et LinkedIn. Organiser un Welcome Drink avec les équipes au cours de la première semaine d’arrivée et veiller à cadrer les discussions pour que ce soit productif. “Comment nous as-tu connus ? Quel est ton rapport d’étonnement au bout de ces quelques jours avec nous ? Qu’as-tu compris à notre culture d’entreprise ?”.  Astuce : demander à un collaborateur de présenter un nouveau en 2/3 phrases pour s’assurer de la bonne intégration. 

Warning : il faut trouver le bon dosage dans la structuration du parcours d’onboarding pour ne pas donner l’impression de baby-sitter les nouveaux. 

Dans la durée : au bout de 2 mois, mettre en place les OKR et les objectifs. 

Comment onboarder les managers/seniors ?

Ces profils nécessitent une attention différente du fait de leur expérience et du potentiel décalage culturel qu’ils peuvent avoir avec l’entreprise. L’arrivée des premiers top managers change l’équilibre dans l’organisation : l’enjeu est donc de réussir à leur donner de la place et, en tant que CEO, il s’agit de réussir à déléguer en étant moins hands on. Il est recommandé de faire des points tous les soirs dans un premier temps, d’être dans une culture du feedback permanent et de partager constamment sa vision.

Qui s’occupe de l’onboarding ?

La structuration du parcours d’onboarding est une prérogative des fondateurs car il doit être en adéquation totale avec la vision et les valeurs de l’entreprise. Par la suite, la partie exécution peut revenir aux RH, à la com interne ou à l’office manager, cela dépend du stade de maturité de l’entreprise. Dans les petites structures, l’arrivée d’un nouveau peut être confiée directement au manager. 

Quels KPIs pour mesurer l’efficacité de son onboarding ?

• Questionnaire de satisfaction obligatoire

• Analyse du taux de churn sur la période d’essai 

• Rapport d’étonnement au bout de 2 mois

• Option : examen de certification en interne au bout de quelques mois d’intégration pour s’assurer des acquis des nouveaux. 

Les bonnes pratiques de l’offboarding

Un ancien collaborateur reste à jamais un ambassadeur de l’entreprise donc cette dernière a tout intérêt à ce que le départ se passe bien. L’offboarding recouvre des enjeux de marque employeur, de réputation dans l’écosystème mais également de vols de données (cf. les sales auraient tendance à partir avec le CRM dans la poche). 

Tout le monde s’accorde pour dire qu’il ne faut pas événementialiser les départs que ce soit pour un licenciement ou une démission. 

Qui annonce ? Manager de la personne ou les RH.

• Comment annoncer un départ ?

Il est essentiel de dédramatiser le sujet, un départ fait partie de la vie de la société.

– De vive voix aux équipe proches/direct

– Sur slack c’est froid mais efficace. Il est important de déminer le sujet rapidement car les employés se parlent (dès que c’est signé). Simplement annoncer « XX nous quitte vendredi, merci à il/elle pour toutes ces années et bonne continuation ». Si la personne est à l’aise avec son départ on peut lui laisser la liberté de l’annoncer elle-même sur les réseaux internes (en étant vraiment sûr qu’il n’y aura pas de drama ou de déballage de rancœur).

• Ce n’est pas à la boîte de gérer les pots de départs et encore moins de les imposer sans l’accord de la personne concernée. 

• Reco annexe : donner la rupture conventionnelle à tout le monde. « Si tu ne la donnes pas, les gens peuvent devenir toxiques et pourrir ta boîte de l’intérieur. » En gros ça ne coûte pas si cher pour éviter une situation potentiellement très néfaste. 

Pour aller plus loin

The Galion Project – Débrief #13 : Comment optimiser son onboarding ?

The Galion Project – Débrief #8 Bis : The art of firing

Par :
  • Margot COURTY

    The Galion Project

  • Équipe et organisation