Équipe et organisation

Débrief #49 : Les Why et How du COMEX

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Le 2e Break à Dakhla a remporté un franc succès, réunissant une trentaine de Galion members début juillet. Entre deux downwinds nous avons discuté du rôle des COMEX et CODIR, dans la continuité d’un talk de l’an dernier chez Evaneos (cf. Débrief #34 : Mettre l’organisation en mouvement).

On a débrieffé comme on a pu la restitution qui s’est faite dans une ambiance très conviviale 🙂

COMEX ou CODIR ?

Il y a une véritable confusion sur le nom et donc le rôle de ces instances de direction, qui ne recouvrent pas la même chose pour les uns et les autres. Pour la clarté de ce debrief, nous entendons ici par COMEX l’instance de pilotage stratégique au niveau mondial ; et par CODIR l’instance qui regroupe les managers des différentes directions à des fins d’exécution de la stratégie.

Du fait de ce manque de clarté, mais aussi pour l’image un peu dépassée véhiculée par ces noms et pour des raisons politiques que nous développerons plus loin, il peut être utile de rebaptiser ces instances. Une suggestion pour le COMEX : coordination meeting. Mais soyez créatifs !

Quand et pourquoi créer un COMEX ?

Le COMEX doit être créé à partir de 40 à 60 personnes. L’élément déclencheur, c’est le moment où les décisions prises ne sont pas comprises par toute la société.

Le COMEX sert 4 objectifs

Prendre les décisions stratégiques : On est sur un niveau de décision hyper stratégique, qui engage 100% des personnes présentes. Ce n’est donc pas le lieu pour décider, par exemple, d’un changement de pricing ou de produit, car sur ce genre de problématique la présence du DRH n’est pas utile. Sur ces sujets très spécifiques, il sera plus efficace d’organiser en parallèle des mini-comex de 3 ou 4 personnes.

Aligner les différentes unités : Le COMEX est indispensable dès qu’il y a plusieurs entités, afin de les aligner sur les décisions inter-dépendantes qui concernent l’ensemble des unités.

Informer : le COMEX est un outil de policy deployment : c’est une autre façon de faire descendre l’information pour ne pas la laisser dans les mains des founders. Mais ce point ne fait pas consensus et 2 écoles s’affrontent :

le modèle Netflix, dont le CEO filme et diffuse les COMEX à l’ensemble de l’entreprise. Le COMEX est alors conçu comme un relais de communication, qui permet de diffuser l’ensemble de l’information à toutes les équipes.

le modèle Mad Men avec « des mecs dans une salle de réunion » et où ce qui a été dit au COMEX reste au COMEX !

Créer du lien, de la confiance, faire progresser les membres du COMEX. Cela va avec le rôle d’alignement évoqué plus haut.

La composition du COMEX

Bien sûr, le recrutement est clé pour le bon fonctionnement du COMEX.

• Il faut être très vigilant sur l’équilibre entre compétences et cultural fit avec l’entreprise. Ce point est essentiel, y compris dans des phases de forte croissance. On ne le rappellera jamais assez, avoir des personnes qui sont bien en phase avec l’ADN de l’entreprise est un enjeu crucial à tous les niveaux de l’entreprise… et a fortiori pour le COMEX.

• Le recrutement du COMEX se fait essentiellement en interne, afin de faire monter les équipes. Mais cela ne doit pas être une religion : attention à ne pas intégrer des internes qui ne pourraient pas suivre la croissance de l’entreprise. L’intégration d’un C Level externe peut apporter une véritable bouffée d’oxygène en cas de forte croissance.

• Pour revenir sur la question du nom, ne pas appeler cette instance « COMEX » permet d’écarter des personnes ou d’en intégrer sans avoir à gérer la dimension politique de l’appartenance au COMEX, qui est très statutaire. C’est de la pure communication mais cela fonctionne bien et cela donne de la souplesse. 

• Faut-il intégrer des C Levels au COMEX ? Le COMEX est généralement composé des N-1 du CEO mais cela ne constitue pas une règle absolue. Au sein du COMEX, le fondateur donne l’énergie, la vision, et a le final cut sur la décision. Le C-Level est là pour donner son avis mais rien dans sa fonctionne lui assure une place au COMEX. En effet ce sont des instances vivantes donc la composition évolue régulièrement afin de refléter au mieux l’organisation de l’entreprise. 

Tips : Il est intéressant d’inviter ponctuellement des non-membres du COMEX pour avoir un input sur des sujets précis

Animation du COMEX

Avant :

• la meilleure façon de le préparer : un google doc partagé avec les sujets et le minutage. A chacun d’inscrire ses sujets à l’agenda.

• Important : avoir des KPIs récurrents bien en tête. Ex : CA / Tréso / Team / clients acquis / churn… bref, toute la base de la chaîne de valeur business. 

• Un moment convivial (repas ou autre) est recommandé pour la dimension team building et pour briser la glace. 

Pendant :

• Bien sûr, téléphones et ordinateurs sont proscrits pour rester focus, et le COMEX se fait en présentiel…

• Pour renforcer les liens, il est recommandé de commencer le CODIR en partageant quelque chose de personnel, afin de ne pas cantonner chacun dans son rôle de représentant d’un département.

• Autre best practice : commencer en parlant des succès, afin d’engendrer une bonne dynamique.

Eviter le tour de table : cela prend du temps et l’objet du COMEX n’est pas de faire un reporting au CEO.

• Tips 1 partagé par Frédéric Pons qui a Amazon à son board : le protocole Amazon. Un memo de 2 pages est distribué en réunion, lu par chacun puis discuté et modifié ensemble, et chacun repart avec la version définitive. Un process qui a été jugé « chiant, mais efficace ».

• Tips 2 partagé par Sébastien Lucas : le ROTI (Return On Time Investment), excellent pour développer la culture du feedback. À la fin de la réunion, chacun doit la noter avec la main : 5 doigts = top ; 1 doigt = j’ai totalement perdu mon temps. À partir de 3 doigts, le votant doit expliquer ses réserves. Cela permet d’avoir un retour instantané sur l’efficacité de la réunion, d’autant plus intéressant que, les votes étant simultanés, personne ne peut s’inspirer de son voisin !

Après :

• Il faut évidemment structurer tout le process pour un follow-up efficace. Le mieux étant de choisir quelqu’un de bien structuré, par exemple par quelques années de consulting, pour assurer le suivi avec les participants.

La fréquence du COMEX

Elle est corrélée à la taille de l’entreprise : paradoxalement, plus on est gros, moins on a besoin de se voir car les instances internes prennent le relais.

En conclusion

Il n’y a pas de bon ou mauvais COMEX : c’est une question de « stage » et cela évolue au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. 

Pour aller plus loin

Who : the A method for hiring de Geoff Smart et Randy Street

Par :
  • Laurence LUCAS

    The Galion Project

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