Équipe et organisation

Débrief #43 : Optimiser la gestion de son temps

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Le Galion Break au Portugal portait sur la thématique passionnante de la performance du CEO. Vaste sujet difficile à aborder sans redéfinir les termes : la performance est liée à la notion de résultat. C’est le fait qu’un individu puisse parvenir à un objectif plus rapidement et facilement que d’habitude. Améliorer sa productivité personnelle désigne quant à elle le fait d’accomplir plus rapidement des tâches du quotidien (d’où l’existence de nombreux outils de productivité).

Pour ce premier talk, nous sommes partis du postulat qu’être performant était de fait lié à une bonne gestion de son temps. Les CEO de sociétés en hypercroissance étant en permanence sollicités, interrompus, questionnés, cela crée du défocus et potentiellement un sentiment de frustration par rapport aux objectifs à atteindre. Le fait de vouloir améliorer sa propre performance implique d’analyser et de remettre en question la façon dont on réalise son travail au quotidien. Ce talk était donc l’occasion idéale pour se pencher en profondeur sur les méthodes de chacun, d’identifier les éléments perturbateurs à la gestion du temps et les solutions préconisées pour les dépasser.

I. Les Voleurs de temps

• La réunionite : trop de réunions non productives

La procrastination : on a tendance à se concentrer sur ce que l’on sait faire et que l’on aime. Il y a un magnétisme vis-à-vis de sa propre zone de confort qui tend à nous faire reporter ce qui nous convient moins.

• La gestion des e-mails et les formalités administratives

• Le syndrome superman : tendance à penser que l’on peut tout gérer au risque de tout faire mal ou dans le mauvais ordre.

• Les déplacements

• Les distractions : les réseaux sociaux, slack, les notifications intempestives

• Les interruptions : les demandes des collaborateurs, les urgences à gérer dans l’entreprise

 « Le fait de se laisser emporter par les urgences des autres nous pousse à être le pompier des petits incendies plutôt que le jardinier du futur ». Maxime Legardez

• Les sollicitations de son réseau, les recommandations : trop de personnes demandent trop de choses. On peut se sentir submergé.

• La génération d’une to do énorme, qui s’agrandit non-stop et que l’on n’arrive pas à traiter.

II. Les best practices

A. Gestion de l’agenda

• Ne pas donner la liberté aux gens de pourrir votre agenda et ne pas afficher le détail de l’agenda. Mettre des plages busy pour ne pas être dérangé et pour se concentrer (avec la méthode pomodoro par exemple).

• Communiquer ouvertement sur son agenda et dire quelle est ma contribution pour le collectif.

Avoir un(e) assistant(e). Prendre un(e) assistant(e), ne sert pas qu’à filtrer les mails, cela permet de gagner 1h à 2h par jour. En faisant des actions pour la vie perso ils/elles permettent d’économiser du temps pro.

Diviser son agenda en 3 catégories de priorités :

Les indispensables : moments où il faut être présent

– Les moments où on a décidé ne pas aller mais pourtant on devrait y être

La catégorie “du gros con : on n’a rien à faire là mais on y va quand même

A la fin du mois : faire le bilan pour voir où on est allé et si on a bien alloué son temps aux priorités.

Supprimer les déjeuners de travail : faire une réunion de 30 min à la place.

Ne plus faire de meeting de complaisance. Demander un agenda du meeting à l’avance, ne pas faire de meetings qui ne servent à rien.

B. Gestion de la to do

• Méthode kanban de Camille Tyan organisée en 4 batches :

A trier : toutes les idées qui passent par la tête ou qui arrivent au cours d’une journée

Icebox : les tâches que je souhaiterais peut-être faire un jour

Backlog : les tâches que j’ai décidé de faire (à prioriser et réorganiser chaque semaine)

Next week : tâches à faire la semaine prochaine, avec en tête les 3 “Big rocks” de la semaine

Prioriser ses tâches : lire Avalez le crapaud . (Le livre propose 3 méthodes pour lutter contre la procrastination et rester focus. Si vous voulez lire le résumé Koober c’est ici). La première tâche du matin consiste à traiter son plus gros sujet, très product centric.

• Regarder également la Matrice Eisenhower pour prioriser urgent VS important

« Quand on démarre on est sur l’urgent, quand on scale on est sur l’important ».   Simon Dawlat

Déléguer. Le CEO est le superviseur fonctionnel. Attention à ne pas faire à la place des autres et à ne pas être dans du micro management. Arrivé à un certain stade, avoir un COO ou un DG pour déléguer la partie opérationnelle permet de se concentrer sur la partie stratégique.

C. La gestion des emails

Traiter ses emails 4 fois par jour : en se levant, en début de matinée, en début d’aprèm, en fin d’aprèm. Le reste du temps on ferme sa boîte mail pour ne pas être déconcentré.

• Utiliser PolyMail.io : top pour la gestion e-mail avec beaucoup de fonctionnalités (reminder, follow up).

• Utiliser Boomerang : plugin sur Gmail qui permet de programmer l’envoi d’un mail, automatiser des relances

• Utiliser Mix Max  : mélange de Calendly, de création de templates, de tracking de l’ouverture

• Essayer de ne pas être trop poli, ne pas répondre à tout, rester focus sur ce qui est essentiel.

D. Les sollicitations

• Conférences, soirées, réseau : y aller avec un objectif perso et clair. Y aller pour rencontrer tel client ou tel investisseur.

• Les sollicitations amis, copain, réseau aide etc. Répondre par un call express, échange d’e-mail rapide ou repousser élégamment.

E. Les déplacements

Transformer le temps de transport en opportunité. Avoir un chauffeur par exemple pour être focus sur son travail (surtout quand on habite en province et que l’on doit venir à Paris tous les jours).

Avoir des locaux près de chez soi, maximum à 500 m pour perdre le moins de temps possible en trajet.

• Ne pas hésiter à se déplacer en VTC pour pouvoir travailler (coût pour l’entreprise qui est compensé par le travail effectué pendant ce temps-là). On ne peut pas travailler en conduisant un scoot ou en marchant.

F. Prendre du temps libre

Prendre du temps pour soi pour être dispo ensuite dans la journée. Etre CEO c’est un marathon, il faut trouver des moments de respiration pour tenir dans la durée.

• Prendre du temps libre pour jouer sur la sérendipité et faire des découvertes, être créatif et être un CEO visionnaire qui écrit l’histoire dans le temps.

• Bien gérer son équilibre perso / pro

• VENIR SUR DES GALION BREAKS : pour faire une pause dans son marathon quotidien, prendre de la hauteur, challenger ses idées et prendre une grande dose d’inspiration. #autopromo 😉

III. Bibliographie

• Harvard Business Review (Octobre 2018), Gérer son temps pour en gagner, les clés du succès pour une vie harmonieuse.

• Guillaume Declair, Bao Dinh, Jérôme Dumont (Juin 2018) La 25e heure, Les Secrets de Productivité de 300 Startuppers qui Cartonnent, 2ème Edition

• Brian Tracy (Septembre 2013), Avalez le crapaud !

• Brian Tracy (Septembre 2013), Embrassez le crapaud ! 

• Elad Gil (Juillet 2018), High Growth Handbook

Par :
  • Margot COURTY

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