Équipe et organisation

Débrief #39 : Recruitment at Scale !

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Le Galion Break à Dakhla avait pour thème “Comment scaler ses recrutements”. Un vaste et passionnant sujet, nerf de la guerre pour tout entrepreneur en hypercroissance qui doit recruter, 50, 100 voire 200 personnes par an ! Pour traiter ce sujet de façon optimale, nous avons fait le choix de le diviser en deux talks : le premier soir était consacré aux différentes méthodes pour recruter beaucoup de monde. Le deuxième soir portait sur la rétention des talents : recruter demande énormément d’investissements temporels et financiers. Il nous apparaissait donc essentiel d’échanger sur les méthodes pour onboarder et fidéliser au mieux les nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise (cf. Débrief #40 : Retain your talents !)

Merci encore à Benoît Charles-Lavauzelle (Theodo) et Jonathan Azoulay (Talent.io) qui nous ont aidées à organiser les discussions et à tous les leaders et restituteurs qui nous ont permis de retirer un maximum de valeur de ces échanges.

La question de “comment recruter beaucoup de monde” a été divisée en 3 thèmes : récap !

I. Construire une marque employeur forte et visible

La marque employeur est la capacité naturelle qu’a une entreprise à attirer naturellement des candidats à postuler. Différentes stratégies existent pour développer ce potentiel attractif. 

A. Définir et incarner ses valeurs

Si vous n’avez pas encore défini clairement vos valeurs, vous pouvez vous rattraper grâce à la Galion Values Process (#autopromo). Les valeurs sont essentielles pour recruter car elles créent un filtre pour vérifier le fit culturel des candidats. Bien mises en avant, elles permettent également d’attirer des talents qui seront séduits par les spécificités de l’entreprise. Chez Theodo, une agence de com a travaillé sur la thématique « valeurs perçues ». Il est intéressant de se renseigner régulièrement sur la perception de l’entreprise par les clients pour voir comment les valeurs se reflètent en externe. 

Autre aspect concernant les valeurs, elles doivent vivre à travers les salariés. Ce sont les meilleurs ambassadeurs de l’entreprise. Chez Teads, les éléments de langage ont été définis en cohérence avec les valeurs et ont ensuite été diffusés à l’ensemble des collaborateurs. 

B. Faire vivre son branding au quotidien

Investir dans la décoration des locaux : chez Guest To Guest ce sont les salariés qui ont fait la décoration avec l’idée qu’en y entrant “on se sente chez soi”. Chez Theodo, les conseils de Fany Péchiodat (MyLittleParis) ont été appliqués : raconter l’histoire de sa boîte à travers les différentes salles de réunion. C’est simple, engageant et cela permet aux employés de faire visiter les locaux en racontant l’histoire. Il est également important de définir des règles d’accueil dans les locaux : avoir un mot de bienvenue, proposer un café (même à un livreur), proposer un livre pour patienter etc.

Déployer l’univers de la marque sur tous les supports de communication : raconter une histoire dans le logo, sur le site internet, les vidéos de présentation, les powerpoints, en passant par les cartes de visite et les posters mettant en avant les valeurs.

C. Communiquer en externe

Rédiger des articles de blog : cela permet de mettre en avant des spécificités de l’entreprise (en termes de management, de culture, concernant une particularité du produit etc.) en donnant la parole à de nombreux collaborateurs. Chez Theodo, pour avoir sa première augmentation, il faut avoir rédigé un article de blog. C’est un blog dédié à la tech qui permet de montrer en externe que des talents hyper pointus travaillent sur des sujets techniques. Les blogs posts permettent également de mettre en avant la figure du CEO qui incarne l’entreprise et cristallise les valeurs de cette dernière.

Organiser des événements :  ils peuvent avoir lieu dans les locaux ce qui permet de plonger les invités dans l’univers de la marque ou dans des lieux loués pour l’occasion ce qui montre que l’entreprise a des moyens conséquents pour organiser des événements. 

Chez Theodo, il y a un event trimestriel : le hack brunch (event qui a transformé une passion commune – le geekage – en outil de com). Le dernier hack brunch tournait par exemple autour d’un jeu d’échecs où les pièces bougent toutes seules (avec bras robotisés).

Quand il s’agit de conférences, c’est une bonne opportunité pour donner la parole aux associé(e)s et réaliser des contenus viraux qui continueront de faire vivre l’événement sur les réseaux sociaux en différé. Tip : les candidats regardent beaucoup les vidéos réalisées par les entreprises.  

Se rendre dans les écoles : en tant qu’intervenant ou sur les forums de recrutement pour faire connaître son entreprise des jeunes talents. C’est également un moyen efficace de mettre en avant les spécificités de l’entreprise comme par exemple un management libéré. 

II. Mettre en place un process de recrutement efficace

A. Où trouver les talents ?

Avoir une marque employeur performante ne suffit pas pour recruter. La recommandation des Galions est de traiter le recrutement comme la vente, en structurant. Breezy est préconisé pour gérer les candidatures comme les CRM pour les ventes. 

Multiplier les sources est le seul moyen de scaler les recutements :

Les plateformes (Talent.io, Welcome To The Jungle, Jobteaser et celles qui sont spécialisées comme AFJV et FashionJob)

• La chasse directe sur LinkedIn

Tips : ne pas hésiter à cibler les sociétés concurrentes ou les sociétés qui viennent de se faire racheter, faire des robots ça marche, envoyer le mail depuis le compte d’un C-level qui est dans la même spécialité.

Referral interne (benchmark = 30% des recrutements viennent du referral interne). Le recrutement, c’est l’affaire de tous : les managers doivent chasser une vingtaine de personnes chaque semaine et toute la boîte doit se plier au jeu des referrals. Cela doit être un travail de fond, continu et rigoureux, cela ne marche pas par campagne. D’où la nécessité d’avoir un CRM de recrutement comme Breezy, et de monitorer le pipe de candidats de façon précise, de relancer les personnes déjà contactées, etc. 

Mettre en place un incentive de 1000-3000€ est préconisé (25% de cooptation est une bonne métrique). Par ailleurs, au delà des montants, un système de reward et de concours peut accélérer le recrutement par cooptation. Par exemple, une remise de prix lors d’événements internes peut motiver les équipes à faire venir des connaissances.

Les cabinets de recrutement : les former pour que ça marche, les faire venir dans les locaux.

• Inbound marketing : générer du contenu pour créer une base de données pour nourrir la base ensuite.

Les relation écoles : donner des cours, se rendre aux forums permet d’aller à la rencontre des étudiants et de construire sa marque.

B. Le process de recrutement

• Faire des annonces clivantes, en soignant la description et en faisant attention aux mots clés. Exemple : Account manager devient digital trader.

Tip : envoyer à l’avance un ppt qui explique aux candidats tout le process qui va se dérouler. Cela fait très professionnel et donne de la crédibilité à l’entreprise. 

Le process doit être timé, condensé dans sa durée : 2 semaines est l’idéal, 3 semaines c’est le max. Faire beaucoup d’entretiens permet d’éviter de se tromper mais est bien sûr coûteux. Les Galions se sont mis d’accord sur le déroulé suivant : 

• 1 entretien RH téléphonique de 20 min ou call, skype, tests automatiques sur les profils tech pour élaguer très tôt. 

• 1 entretien avec le Manager d’1h.

• 2 entretiens avec l’équipe (1 fit, 1 skills, 45 min par entretien environ).

• 1 entretien avec un founder, plus court (15 min).

Tous les profils doivent être testés que ce soient les devs avec des tests techniques ou les sales avec des cas concrets. Les référence calls sont également recommandés (2 obligatoires sur chaque CV). 

Tip : tester le fit avec les valeurs en posant des questions détournées. 

III. Quelle organisation pour recruter vite ?

A. Quand faut-il mettre en place un service RH ?

La question n’est pas forcément une question de taille mais une question de vitesse. Sans être au COMEX, l’équipe RH est souvent en direct report avec un fondateur/dirigeant.

Les RH c’est la gestion des talents. La gestion du personnel est dédiée la plupart du temps à la partie DAF. Le profil des équipes RH, lorsque l’entreprise est en forte croissance, correspond à des profils proches des sales : il s’agit d’une vente inversée. Signer un nouveau collaborateur de qualité : c’est comme signer un deal.

B. Comment démultiplier le recrutement ?

En revanche, même si l’équipe RH accélère les recrutements, il ne doit pas apparaître comme un facteur limitant pour les autres équipes. « Je n’ai pas réussi à staffer ma team car la RH ne me propose pas (assez?) de profil(s) » n’est pas une excuse valable. Ainsi, le manager est responsable de son staffing mais peut/doit se faire accompagner par les RH.

Les entrepreneurs ressentent pendant longtemps (< 100) le besoin d’avoir un entretien avec chaque prétendant avant l’embauche. Garant des valeurs, celles-ci doivent être clarifiées et mesurables pendant un entretien pour pouvoir démultiplier le recrutement sans dénaturer l’ADN de la société.

C. Comment piloter les performances RH sur le recrutement ?

Le prévisionnel/BP comporte des objectifs de recrutement. X postes à recruter c’est, par exemple, X x3 profils, X x15 entretiens, X x100 profils screenés. Ainsi, ces objectifs peuvent être déclinés à la semaine et suivi à la semaine pour s’assurer du rythme.

Tips :

• Recruter par 2 pour mieux choisir et savoir si c’est le processus ou le profil qui ne convient pas. 

• Faire arriver les nouvelles recrues à la même date permet de créer de la cohésion et diminue les risques de churn.

• Les entretiens annuels réalisés au fil de l’eau à date d’anniversaire du mois d’arrivée évitent le mur d’entretien « big bang » chaque année dans l’entreprise.

BIBLIOGRAPHIE

– Fred MAZZELLA : “Comment construire un process de recrutement ? L’exemple de Blablacar”

– The Galion Project : “Débrief #5 : Comment recruter les meilleurs talents ?”

– Geoff SMART : Who: The A Method for Hiring

Si vous avez d’autres conseils, n’hésitez pas à nous en faire part !

Par :
  • Margot COURTY

    The Galion Project

  • Équipe et organisation