Équipe et organisation

Débrief #34 : mettre l'organisation en mouvement

Le meet-up du 6 mars dans les superbes locaux d'Evaneos avait pour vaste thème "Les instances de pilotage : COMEX / CODIR / COPIL". Si la différence entre ces différents comités est assez claire au sein des grands groupes, les frontières sont plus minces, voire inexistantes dans les start-up.

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mettre l'organisation en mouvement

Le meet-up du 6 mars dans les superbes locaux d’Evaneos avait pour vaste thème “Les instances de pilotage : COMEX / CODIR / COPIL”. Si la différence entre ces différents comités est assez claire au sein des grands groupes, les frontières sont plus minces, voire inexistantes dans les start-up.

Traditionnellement, le Comité Exécutif réunit le top management au niveau mondial là où le Comité de Direction réunit les top managers d’une entité/division spécifique. Les Comités de Pilotage concernent quant à eux davantage des projets particuliers. Dans les start-up, il semblerait que COMEX et CODIR soient synonymes. Pour simplifier la lecture du débrief, nous appellerons ce comité “COMEX”. Merci encore à Camille Tyan, Nicolas Chartier et Yvan Wibaux ! 

Objectifs du Comex

  • Aligner le management et par extension l’ensemble de l’organisation sur une direction très claire
  • Souder l’équipe de management / créer du lien
  • Le COMEX est une instance décisionnelle. Si ce n’est pas le cas, il faut revoir son fonctionnement. Par ailleurs, il faut s’assurer que la communication auprès des collaborateurs est bien exécutée notamment via les managers. 
  • Faire remonter les informations plutôt que de les descendre pour que les salariés puissent parler de leurs problèmes ou de leurs avancées.

Organisation

Composition

Les membres du COMEX correspondent traditionnellement aux N-1 du CEO. Les entrepreneurs présents au meet-up  ont des comités de tailles assez similaires : autour de 8 ou 9 personnes. A titre de comparaison,  les COMEX des grands groupes comportent plutôt une quinzaine de membres. 

Il est possible de refondre le comité ou d’en modifier les membres : ce n’est pas facile mais indispensable pour qu’il reflète au mieux l’organisation de l’entreprise. 

Fréquence

La fréquence pour réunir le COMEX dépend de nombreux paramètres : le modèle, le business, l’organisation, le nombre de collaborateurs, la croissance de l’entreprise etc. La plupart des Galions présents se réunissent de façon hebdomadaire pendant 2h ou 3h mais certains préfèrent organiser un meeting toutes les deux semaines. Cette réunion récurrente s’accompagne d’autres rdv comme chez AramisAuto où la répartition des COMEX sur l’année correspond aux formats suivants :

  • S : hebdomadaire ou bimensuel > créer un rythme et avoir des objectifs le plus court terme possible.
  • M/L : mensuel
  • XL : trimestriel > définir les OKRs et la stratégie globale de la boîte avec le top management.
  • XXL : offsite annuel > s’assurer que l’entreprise est toujours sur le bon cap, faire des ajustements si ce n’est pas le cas et aborder la vision long terme (3 ans).

Ordre du jour

Plusieurs méthodes ont été avancées pour fixer l’ordre du jour :

  • L’ODJ est fixé par le DAF et le CEO.
  • L’ODJ est fixé par le COMEX d’une semaine sur l’autre.
  • Les salariés proposent des sujets sur Trello et le DAF choisit lesquels seront évoqués pendant le comité.

Concernant les sujets abordés, il y a deux écoles :

  • Ceux qui utilisent le COMEX pour faire une revue des chiffres et du BP.
  • Ceux qui préconisent de ne pas parler de chiffres pour se concentrer sur les sujets de fond. Les chiffres font quant à eux l’objet de réunions spécifiques (la weekly business chez Evaneos par exemple qui dure 45 min avec un dashboard où tous les marchés sont passés en revue). 

Animation du meeting

La grande question qui anime les entrepreneurs est de savoir comment optimiser au maximum le comité pour ne pas qu’il dure trop longtemps et pour rester focus. Outre le fait d’avoir un ODJ très clair, certaines techniques peuvent être mises en place. Chez Evaneos, des rôles tournants sont attribués par des cartes physiques (valable pour tout type de réunion) :

  • Le Time keeper : pour veiller au bon déroulé
  • La Conscience : pour faire le bilan en fin de réunion
  • Le Hors sujet : pour recadrer la discussion en cas de besoin
  • La Prise de décision : pour trancher
  • L’Animateur : pour dérouler l’ODJ

Outils et méthodes

  • Trello, Google Drive, Spreadsheet, Javelo
  • AramisAuto : PPT et présentation interdits, tableau Veleda pour brainstormer.
  • AB Tasty : 1 écran utilisé par la personne qui présente, ordinateurs fermés pour les autres.

Les autres meetings

  • S’adresser à l’ensemble des salariés de façon hebdomadaire.

– Chez ABTasty (150 salariés) c’est le Big Up tous les lundis matins : Alix ou Rémi souligne les highlights de la semaine passée (données chiffrées, citation inspirante, félicitations à une team) et chaque équipe a 2 min pour s’exprimer.

– Chez Evaneos (180 salariés) c’est le jeudi à 9h30 : même format, introduction d’Yvan et Eric puis la parole est aux équipes qui peuvent mettre le sujet de leur choix à l’ODJ.

– Chez Splio (120 salariés dont 55 en France) c’est l’Insight une fois par semaine à midi : la CEO s’adresse à l’ensemble des collaborateurs sur Skype

  • Le Gemba (Lean Management) : le CEO passe 1h à 2h dans un service spécifique avec les équipes pour voir s’ils travaillent bien ensemble, observer et identifier des opportunités d’amélioration.
  • Les COPIL transverses chez AramisAuto consistent à réunir des services (ex : le marketing avec les commerciaux et les achats) et les faire travailler ensemble : dure 20 min à 1h. L’objectif est de mettre en avant 2 ou 3 KPIs à discuter sur le fond pour coordonner les équipes.
  • Les 1 to 1 : tout le monde n’a pas la même approche des 1 to 1. Certains s’en servent pour voir régulièrement tous les membres du COMEX, d’autres se concentrent pour suivre les profils plus juniors : les avis sont variés. Cela dépend principalement de la taille et de la maturité de l’entreprise.

Best practices

  • Ne pas avoir plusieurs fondateurs au COMEX : qu’ils soient d’accord ou non sur un sujet, leur leadership prend le dessus et le comité n’a plus son mot à dire. Ils peuvent monopoliser la parole et amener tous les sujets sur la table, ce qui peut brider la communication avec les managers et casser la prise d’initiatives.
  • Apprendre à fermer sa gueule . Le CEO doit être observateur et animer le COMEX sans forcément prendre le lead : écouter et laisser-faire. C’est plus inconfortable et difficile mais plus valorisant pour les salariés et source de réflexions pertinentes.
  • Eviter les tours de table : trop long, pas efficace, pas assez focus.
  • Intéresser le COMEX avec des BSPCE ou des variables annuels supplémentaires si dépassement des objectifs.
  • Faire un déjeuner avec les membres du COMEX avant la réunion pour briser la glace ou réunir le comité dans une pièce pendant 1h avant de débuter la réunion pour travailler ensemble et entamer les échanges de façon informelle.
  • Présenter une résolution d’un problème client en 10 min (1 membre du COMEX le fait toutes les 8 semaines) pour ne pas perdre de vue l’objectif de satisfaire le client.
  • Inviter un collaborateur au COMEX de temps en temps pour parler d’un projet spécifique.
  • Demander à tous les membres du COMEX d’écrire sur une feuille les grands objectifs de l’année pour vérifier que tout le monde est aligné.
  • Ne pas hésiter à changer régulièrement de format (durée, présentation, lieu) pour ne pas tomber dans une routine et que cela devienne un exercice scolaire purement informatif.
  • Noter la réunion pour rester sur la même dynamique et évaluer la qualité de chaque réunion.
  • Utiliser au maximum des KPIs pour suivre l’évolution des équipes et éviter les discussions inutiles.
  • Aller sur le terrain : chez Lecointre, Guillaume et 3 managers se rendent une fois par mois sur les sites pour voir les équipes et communiquer en 5 min sur les valeurs de l’entreprise (c’est le Give me 5).

Pour aller plus loin

Par :
  • Margot COURTY

    The Galion Project

  • Équipe et organisation