Équipe et organisation

Débrief #32 : Télétravail et remote, Une réalité ! (MAJ. 07/2019)

Publié le

Nouveau rendez-vous pour le Galion pour débattre sur les bonnes pratiques du télétravail. En guise d’introduction inspirante, nous avons eu la chance d’échanger pendant près d’une heure avec Fred Plais de Platform.Sh, en direct depuis San Francisco. Récap de cette soirée riche en partages d’expérience.

1. Préambule : quelques définitions

Les termes de remote, télétravail et nomadisme ont tendance à être utilisés comme des synonymes. Certes, les significations sont proches mais quelques différences notables sont à souligner.

Le télétravail est défini par l’article L-1222-9 du Code du Travail. Il s’agit de « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci ». L’entreprise doit donc s’assurer qu’un dispositif technologique permet au collaborateur de travailler à distance.

Le remote n’a pas l’obligation d’être contractualisé. Il s’agit davantage d’un accord tacite entre le collaborateur et le manager. Certaines personnes peuvent être en remote un jour de temps en temps ou alors totalement à distance. C’est l’entreprise qui fixe ses conditions.

Le nomadisme désigne les postes nécessitant des déplacements (sales, com, market). Les collaborateurs travaillent de fait à distance depuis le monde entier sur des périodes courtes. Cela désigne également les personnes travaillant hors des bureaux sur des plages horaires non habituelles (nuit, week-end). 

2. Le 100% remote : l’exemple dE PLatform.sh

Contexte

Lancée il y a 8 ans par Fred Plais, Platform.Sh comptabilise à ce jour 70 personnes dont 40 ingénieurs. Plus de 80% des collaborateurs travaillent en remote dans le monde entier.

Il existe un bureau à Paris où une dizaine de personnes travaille au bureau. L’office de Paris permet d’accueillir les rares juniors et stagiaires nécessitant d’un encadrement physique en face to face.

Le CEO est totalement en remote aux US (mais voyage à 25% dans les bureaux en Europe et en Asie). Son associé CTO est quant à lui à Montpellier depuis 5 ans et le COMEX est réparti dans 8 pays. Par ailleurs, il s’agit d’un business open source donc les collaborateurs ont un penchant naturel pour le remote. 

Fred, a fait le choix d’une entreprise décentralisée qui fonctionne grâce au « remote first » plutôt qu’une société centralisée « office-based » pour éviter de créer une société à 2 niveaux où l’information se retrouve dans les mains de ceux qui sont au bureau au dépend des collaborateurs travaillant en dehors des locaux. 

Les avantages du full remote

– Cela permet de recruter des talents en dehors des hubs tels que Paris, SF ou Londres. Pour le recrutement des techs, Fred trouve des A-players qui vivent dans des endroits isolés donc il n’y a aucun risque de débauchage. Les salaires sont fixés en fonction de la localisation. 

– Chacun avance à son rythme et trouve ainsi son équilibre. Les collaborateurs reprennent le contrôle de leur temps et profitent davantage de leur famille.

Les salariés sont très attachés à la boîte car elle leur donne la possibilité de s’adapter à leur vie. Il y a de fait peu de churn.

– Paradoxalement il a moins de distractions en travaillant en dehors du bureau et les salariés sont très productifs quand ils travaillent car ils ont un sentiment de devoir envers l’entreprise. 

Les conditions nécessaires

Une entreprise décentralisée demande une culture de l’écrit :  « Il n’était plus possible de se retrouver à la machine à café donc on a commencé à tout écrire » nous disait Fred.  Pour y parvenir, s’équiper de bons outils est nécessaire :

Slack est indispensable : chez Fred, environ 3000 messages sont échangés chaque jour, 150 tools par sujets sont abordés et cela permet de ne plus avoir d’emails en interne.

– Zendesk et Jira sont également fortement utilisés, tout se fait en tickets (même le marketing utilise Jira !)

Salesforce pour les sales

Trello ou Javelo pour les OKR

Pour le télétravail en général, les Galions recommandent également :

Appear.in

Confluence ou Notion.so notamment pour l’onboarding

Google Doc

Klaxoon pour les meetings et les brainstormings

Fred insiste également sur le fait d’avoir des process bien définis et de ne pas hésiter à faire de lourds investissements sur des postes clés (comme les RH). Fred a industrialisé le process d’onboarding à distance : cela se fait en 20 étapes réparties sur 2 mois. Les RH s’assurent que l’arrivée des nouveaux se passe bien. Il y a également des assistants d’équipe par région (qui s’appellent encore des « office managers » :)). 

Les 2 problèmes de Fred

1. Les profils recrutés : avec ce fonctionnement, il ne peut recruter que des seniors autonomes capables de travailler en remote. Les juniors sont à Paris dans les bureaux car ils ont besoin d’encadrement mais cela ne représente qu’une partie infime de l’entreprise.

2. Détecter les problèmes : quand une personne est en burn out ou sur le point de quitter l’entreprise cela se remarque difficilement à distance. Tip : utiliser SuperMood

QUID de la culture de l’entreprise ?

Rien ne peut remplacer un verre entre collègues après une longue journée. Comment faire pour maintenir une cohésion d’équipe quand on ne se voit pas ? 

– Les économies faites en frais de bureaux sont très absorbées par les frais de voyages : 

– 1 offsite avec les 70 collaborateurs (7j aux Caraïbes avec 6-7h de boulot par jour) 

– Faire venir certains salariés à  des événements BtoB sans raison spécifique

– Réunir chaque équipe 2-3 fois par an

3.QUID du télétravail (1-2 Jours par semaine) ?

A qui l’accorder ?

Accorder le télétravail à certaines équipes fait l’unanimité chez les Galions (à condition de prouver son autonomie) :

– Les sales seniors

– Les techs (ils sont déjà habitués aux outils)

– Les services support 24/7

Cela ne fonctionne pas pour (et cela nécessite de la pédagogie de la part du CEO pour leur annoncer) :

– Le marketing

– Les sales juniors (ils aiment travailler en équipe et leur travail nécessite du suivi quotidien par des managers)

LES GRANDS PRINCIPES

– Relation de confiance entre tous

– Les managers ne doivent pas être en position de “flicage”

– Avoir une approche systémique et des process bien définis

Importance des objectifs et des engagements de chacun : il est essentiel de fixer les bons KPIs pour savoir si une personne est plus productive en remote ou au bureau

LES AVANTAGES

– Le gain de temps et l’économie de temps de transport

Argument de recrutement : le télétravail est très demandé par les nouveaux talents, notamment les techs

Faire une charte

Alexis Teplitchi (AssessFirst) a connu des dérives avec le télétravail particulièrement pour les collaborateurs qui travaillaient à distance le vendredi et qui n’étaient parfois pas joignables. Par conséquent, Alexis a mis en place une charte : 

Définition
Le remote chez AssessFirst est une journée de travail classique qui se déroule en dehors du bureau.
Scope
– Tu peux être en remote jusqu’à 1 jour maximum par semaine. (Max 5 jours par mois)
– Sauf cas de force majeure, tu ne pourras pas être en remote le lundi (car jour des grosses réunions), ni 2 jours de suite
– Tu ne pourras pas être en remote si une réunion prévue nécessite ta présence physique (réunion d’équipe, rendez-vous client par ex).
Conditions
– Tu devras être parfaitement autonome dans ton job avant de faire tes premières demandes de remote (ramp-up terminé).
– Tu devras indiquer ton statut ‘en remote” dans le calendrier Google et dans Slack.
– Tu devras renseigner toute demande de remote dans Payfit au moins 48h en avance et obtenir la validation de ton manager.
– Tu devras être dans un endroit calme avec une bonne connexion internet à la maison ou dans un café par exemple.
– Tu devras être équipé d’un ordinateur portable et d’une ligne téléphonique.
– Tu devras être joignable par les autres membres de la team  et ton manager (téléphone / slack / email).
– Tu devras assister à toutes les réunions prévues en utilisant le vidéo-chat intégré à Slack (à toi de te coordonner en avance avec l’organisateur pour t’assurer que tout fonctionne avant la réunion ou avec ton manager le cas échéant).

Chez TravauxLib : 

Définition : Une forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information et dans laquelle un travail, qui serait normalement réalisé dans les locaux de l’employeur, est
effectué hors de ces locaux.
Objectif : Être plus heureux & donc plus impactant.
Engagements : 
1. Demande à ton manager ou au service RH et si acceptation, prévenir ton équipe et le service RH 24 heures à l’avance
2. Être présent(e) aux réunions collectives et opérationnelles en visio
3. Transmettre les informations à son responsable et à ses collègues, même à distance : partager les informations
4. S’organiser la veille avec son responsable ou ses collègues sur les tâches à effectuer (gérer les priorités)
Evite le télétravail quand : 
Tu es dans l’incapacité de travailler efficacement maladie ou médecin, garde d’enfants, rendez vous personnels, etc…). Dans ce cas, demande une (1/2 journée de congé sur Payfit. Remote ≠ Repos

Chez Bankin’ :

Les différents formats de remote chez Bankin’:
● Exceptionnel
Pour répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence liées à un contexte externe (du type grève des transports, conditions climatiques exceptionnelles,…). Attention, toutes les situations ne se prêtent pas au remote exceptionnel (par exemple lorsque tu as un rendez-vous perso ou administratif en milieu d’après midi, ou encore que tu es trop malade pour être en capacité de vous rendre au bureau). Dans ce type de cas, va voir ton médecin ou pose une demi journée/journée de congés. Ces journées ne sont pas récurrentes ni panifiables.
● Ponctuel
Pour des raisons personnelles, tu souhaiterais avoir la possibilité de faire du remote occasionnellement et sur des journées non définies. Par exemple rentrer chez toi à la suite d’un rendez-vous extérieur, te poser pour travailler sur un sujet qui nécessite de la concentration et du calme, un impondérable personnel en milieu de journée… Ces journées ne sont pas récurrentes mais sont planifiées.
● Régulier
Pour des raisons personnelles, tu souhaiterais mettre en place du remote de manière récurrente, sur un ou plusieurs jours définis par semaine (ou à temps plein). Ces journées sont récurrentes et planifiées.
Comment y accéder ?
Le remote s’effectue sur la base du volontariat de la part du collaborateur et après acceptation de l’entreprise qui prendra en considération les critères d’éligibilité définis.
● Eligibilité
A titre indicatif, l’éligibilité au remote sera appréciée au regard des éléments suivants :
○ La nature des missions et tâches, qui peuvent être ou non réalisées à distance.
○ Le niveau d’autonomie (gestion du temps et des priorités, capacités d’organisation, maîtrise du poste,…).
○ La possibilité d’utiliser les outils et applications nécessaires au poste en dehors des locaux de l’entreprise
○ L’accessibilité à la documentation générale nécessaire à l’exercice de la mission
○ L’organisation et la pérennité du collectif de travail
○ L’existence même d’une connexion internet opérationnelle (ADSL, ou fibre) stable et rapide, permettant la mise en oeuvre du remote en fonction de votre métier (ex: pas de 4G si votre métier implique une IP qui ne change pas trop souvent…)
○ La possibilité d’aménagement d’un espace de travail permettant notamment un respect des règles en matière d’hygiène et sécurité ainsi qu’un niveau de concentration optimal.
Selon le mode de remote souhaité (ponctuel ou régulier), le niveau d’exigence pourra être différent. Afin de créer les conditions d’une bonne intégration dans l’entreprise, le remote est une organisation à ne privilégier qu’après 2 mois minimum d’ancienneté au sein de Bankin’.
● Démarche
○ Demande
Si tu souhaites faire du remote, la première chose à faire est d’en parler à ton manager afin de partager tes souhaits relatifs aux modalités de mise en oeuvre. En parallèle et pour la bonne forme, tu envoies une demande par mail (avec les RH en copie afin d’assurer que chaque collaborateur ait une réponse dans les délais définis ensemble), pour te faciliter les choses on t’a même préparé un modèle .
○ Réponse & délai
Ton manager étudiera la possibilité de cette forme de travail en fonction des critères d’éligibilité définis et une réponse te sera faite. En cas de retour positif les modalités de mise en oeuvre seront formalisées (on a aussi un modèle ). Tout refus fera l’objet d’une réponse motivée. Si le refus n’est pas motivé par des critères inhérents au poste, les conditions d’acceptation potentielles seront également partagées avec toi (autonomie, intégration, maîtrise du poste,…).
Remote exceptionnel : Par définition il est difficile d’anticiper ce type de situations, nous ferons notre maximum pour répondre au plus tôt aux demandes.
Remote ponctuel : Nous ferons notre possible pour te répondre dans un délai d’une semaine sur la possibilité de mettre en place ce mode d’organisation.
Remote régulier : Nous ferons notre possible pour te répondre dans un délai d’un mois. La mise en oeuvre se ferait à la date définie d’un commun accord.
○ Formalisation
Remote exceptionnel : Par tous les moyens possibles (à l’oral, par texto, slack ou mail).
Remote ponctuel : Par mail, en spécifiant les conditions de mise en oeuvre.
Remote régulier : Par mail, en spécifiant les conditions de mise en oeuvre. un avenant au contrat peut être fait en cas de dispositif particulier.
● Période d’adaptation
Une période d’adaptation de 3 mois permet de valider que ce mode d’organisation convient à tout le monde. Si l’une ou l’autre des parties souhaite mettre fin à cette période d’adaptation, le délai de prévenance sera de :
– 1 semaine en cas de remote ponctuel
– 2 semaines en cas de remote régulier
● Réversibilité
Si ce mode d’organisation ne fonctionne plus (que ce soit pour toi ou pour l’entreprise), chacun peut décider d’y mettre fin à tout moment. Pour cela, le délai de prévenance sera de :
– 1 semaine en cas de remote ponctuel
– 1 mois en cas de remote régulier
La réversibilité implique le retour à un poste de travail à temps complet dans les locaux de l’entreprise.
● Conditions de mise en oeuvre
○ Remote exceptionnel : Dans la mesure où tu as connaissance de la situation exceptionnelle en amont, tu dois informer ton manager au plus tard la veille de la ou les journée(s) de remote concernée(s). En accord avec ton manager qui aura préalablement validé les conditions de mise en oeuvre, tu es en remote sur la ou les journées définies en commun.
○ Remote ponctuel : Tu dois informer ton manager au plus tard 2 jours avant chaque journée de remote (mais c’est quand même mieux de prévenir plus tôt), celui-ci peut refuser s’il estime que pour une raison opérationnelle ta présence physique est nécessaire (réunion importante, rendez-vous externe,…). L’absence de réponse vaut acceptation. Au moment de la mise en oeuvre, vous aurez défini ensembles les plages horaires pendant lesquelles tu peux être contacté et doit être disponible.
○ Remote régulier : Au moment de la mise en oeuvre vous aurez défini avec ton manager les conditions – nombre de jours de remote par semaine, nombre de jours de présence au bureau, plages horaires pendant lesquelles tu peux être contacté(e) et doit être disponible. Ces conditions seront formalisées dans l’avenant à ton contrat de travail.
● Espace de travail
Le lieu où tu travailles est très important. Tu dois faire ton remote à un endroit où tu ne seras pas interrompu. Cela peut-être chez toi dans une pièce fermée ou bien dans un espace de co-working qui te permet de rester concentré(e) tout en conservant un lien social avec d’autres travailleurs. Si tu souhaites aller dans un lieu public, veille à pouvoir te concentrer dans ces espaces parfois bruyants (un casque, des boules quies ou des écouteurs peuvent régler ce problème facilement) ; en revanche évite ces lieux lorsque tu as des réunions planifiées. Travailler de chez toi dans la même pièce que d’autres personnes qui ne sont pas en train de travailler est le meilleur moyen de ne pas réussir à se concentrer. Faire du remote et s’occuper de ses enfants sont deux choses qui ne sont pas compatibles. De même, travailler depuis ton lit n’est pas le meilleur moyen d’être productif. Toutes ces options ne sont donc pas envisageables. Dans tous les cas, lorsque tu es dans nos locaux tu disposeras d’un bureau.
● Prise en charge financière
En tant qu’entreprise, nous prenons en charge 50 % des abonnements hebdomadaires, mensuels ou annuels relatifs aux trajets entre ta résidence principale et ton lieu de travail. Cela concerne les services de transports publics tels que le métro, le bus, le train, mais pas l’avion. Nous ne prenons pas systématiquement en charge l’abonnement à un espace de co-working, cette demande doit être adressée spécifiquement et sera étudiée au cas par cas. Dans le cas du remote à temps plein, nous prenons également en charge les frais de déplacement (transport et logement) effectués à la demande de l’entreprise pour te rendre dans nos bureaux ponctuellement. Ces déplacements sont définis d’un commun accord avec ton manager et en fonction notamment des événements de l’entreprise (réunions importantes, offsites,…) Quelles sont les règles de fonctionnement ? Pour que le remote fonctionne, il faut que ta présence et la qualité des échanges soient identiques à celles que tu aurais en étant présent dans nos locaux. 
●  Bonnes pratiques
– Tu dois indiquer dans notre calendrier partagé “ Remote ” les jours où tu es en remote 
– Lorsque tu travailles en remote, tu t’assures d’être au calme et en capacité de te concentrer
– Lorsque tu te connectes, tu annonces ta présence sur Slack (dans tous les cas et tous les jours – c’est une façon de dire bonjour à distance) 
– Tu te connectes également à Zoom, ta visio est activée obligatoirement pendant tous les échanges et les réunions (donc tu évites de rester en pyjama et d’être sur ta terrasse par respect pour tes collègues) 
– Tu t’assures que ton numéro de téléphone est renseigné dans Lucca 
– Tu participes aux réunions habituelles d’équipe et de projet par Zoom (impossible de répondre “je suis en remote donc je serai pas là”) 
– Tu respectes le même niveau de sécurité et de confidentialité que dans nos locaux en remote le “croissantage” n’est plus un jeu (donc filtre de confidentialité obligatoire). 
– Tu es disponible et joignable sur les horaires de travail habituels, on doit pouvoir te contacter aussi facilement que si tu étais présent(e) au bureau
– Tu continues de respecter les règles en matière de temps de travail et de repos (11H de repos quotidien et 35H de repos hebdomadaire) 
Enfin la vie de l’équipe est prioritaire sur le remote, ne t’attends pas à ce que les réunions (Share & Learn, Firesides, OKR,…) ou événements (Offsite, sorties d’équipe,..) soient définis en fonction de tes journées de télétravail. C’est à toi de t’adapter et non l’inverse 🙂

Pour aller plus loin

David Heinemeier Hansson & Jason Fried (2013), Remote: Office Not Required (chaudement recommandé par Sébastien Lucas)

Laetitia Vitaud (Mai 2017), Travail : la révolution Remote, L’âge d’or du bureau traditionnel est derrière nous

Gaëlle Picut (Septembre 2017), Le Monde Economie, “La réforme du code du travail favorise le télétravail”

Par :
  • Margot COURTY

    The Galion Project

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